COVID-19 | DAS GESELLSCHAFTSRECHTLICHE COVID-19-GESETZ UND DIE COVID-19-GESV

Bei vielen österreichischen AG und GmbH werden gerade in dieser Jahreszeit Versammlungen von Gesellschaftern und Organmitgliedern abgehalten. Aufgrund der Maßnahmen zur Verhinderung der Verbreitung von COVID-19 ergeben sich nun zahlreiche Hindernisse für die herkömmliche Art der Abhaltung dieser Versammlungen (Reisebeschränkungen, Veranstaltungs- oder Betretungsverbote). Mit dem am 22.3.2020 in Kraft getretenen gesellschaftsrechtlichen COVID-19-Gesetz wurden nun wichtige (vorübergehende) Änderungen des Gesellschaftsrechts beschlossen, welche einerseits die Abhaltung von Versammlungen auf virtuellem Wege und Beschlussfassungen auf andere Weise in Zeiten der COVID-19-Krise ermöglichen bzw. erleichtern sollen und andererseits gesellschaftsrechtlich zwingend vorgesehene Fristen verlängern. Am 8.4.2020 wurde die gesellschaftsrechtliche COVID-19-Verordnung des BMJ erlassen, mit welcher die neuen gesellschaftsrechtlichen Vorschriften konkretisiert wurden. Wir bieten einen Überblick:

Generelle Regelungen des AktG und GmbHG über die Abhaltung von Haupt- und Generalversammlungen sowie Aufsichtsratssitzungen:

§ 104 Abs 1 AktG normiert eine Pflicht zur Abhaltung von ordentlichen Hauptversammlungen in den ersten acht Monaten des Geschäftsjahres, welche vor allem zur Behandlung des Jahresabschlusses für das vergangene Geschäftsjahr dienen. Auch § 36 Abs 2 GmbHG sieht eine Abhaltung von jährlichen Generalversammlungen vor. Grundsätzlich dienen diese auch zur Beschlussfassung über die Feststellung von Jahresabschlüssen, die Gewinnverwendung sowie über die Entlastung der Geschäftsführung, die ebenfalls in den ersten acht Monaten jedes Geschäftsjahres zu erfolgen hat. Ist das Geschäftsjahr mit dem Kalenderjahr gleichzusetzen, was typischerweise der Fall ist, sind Haupt- bzw. Generalversammlungen bis Ende August abzuhalten.

Die Hauptversammlung einer AG hat gemäß § 102 Abs 2 AktG an einem Ort im Inland, den die Satzung bestimmt, stattzufinden. Satzungen können jedoch vorsehen, dass Aktionäre auch im elektronischen Wege an Hauptversammlungen teilnehmen können. Gemäß § 36 Abs 1 GmbHG sind auch Generalversammlungen grundsätzlich am Sitz der Gesellschaft abzuhalten, wobei abweichende gesellschaftsvertragliche Regelungen zulässig sind.

Bei AG und GmbH, bei welchen eine Pflicht zur Errichtung eines Aufsichtsrats besteht, haben überdies Aufsichtsratssitzungen zwingendermaßen vierteljährlich stattzufinden. Für Aufsichtsratssitzungen ist im AktG bereits vorgesehen, dass diese auch auf virtuellem Wege abgehalten werden können. Solche virtuellen Aufsichtsratssitzungen dürfen jedoch nur im Wege einer qualifizierten Videokonferenz erfolgen.

Obwohl die Gesetze daher die Abhaltung von Gesellschafterversammlungen bzw. Organversammlungen auf virtuellem Wege grundsätzlich zulassen, ist dies eher selten der Fall. Typischerweise wird noch immer Wert auf physische Anwesenheit der Gesellschafter und Organmitglieder gelegt, insbesondere wenn es sich um jährliche Versammlungen handelt, in deren Rahmen wichtige Agenden zu behandeln sind. Eine virtuelle Gesellschafterversammlung wäre jedenfalls dann nicht möglich, sofern eine notarielle Beurkundung der Beschlussfassung zwingend notwendig ist.

Bei GmbH kann die Beschlussfassung in der Regel auch schriftlich im Umlaufwege erfolgen, sofern alle Gesellschafter mit der schriftlichen Beschlussfassung einverstanden sind. Nach AktG ist hingegen eine schriftliche Beschlussfassung nicht zulässig. Zur Ermöglichung der Abhaltung von Haupt- oder Generalversammlung ohne persönliche Anwesenheit aller Gesellschafter kann eventuell ein (gemeinsamer) Vertreter bevollmächtigt werden. Hierzu ist lediglich eine schriftliche Stimmrechtsvollmacht erforderlich, welche in der Regel keiner notariellen Beglaubigung bedarf.

Neue Regelungen durch das gesellschaftsrechtliche COVID-19-Gesetz:

Mit den neuen Regelungen des gesellschaftsrechtlichen COVID-19-Gesetzes sollen für die Dauer von Maßnahmen, die zur Verhinderung der Verbreitung von COVID-19 nach dem COVID-19-Maßnahmengesetz getroffen werden, Versammlungen von Gesellschaftern und Organmitgliedern von

Kapitalgesellschaften (GmbH, Aktiengesellschaften),
Personengesellschaften (OG, KG, GmbH & Co KG),
Genossenschaften,
Privatstiftungen,
Vereinen, Versicherungsvereinen auf Gegenseitigkeit oder kleinen Versicherungsvereinen,

ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer abgehalten sowie Beschlüsse auf andere Weise gefasst werden können.

Durch diese gesetzliche Ermächtigung werden Sitzungen von Gesellschaftsorganen auf virtuellem Wege ermöglicht, ohne dass hierfür besondere nach dem geltenden Gesellschaftsrecht erforderliche Regelungen in Satzungen bzw. Gesellschaftsverträgen vorgesehen sein müssen.

Die zweite wesentliche Neuerung des COVID-19-GesG betrifft die obig erwähnten Fristen über die Abhaltung von Gesellschafterversammlungen und die Beschlussfassung über Feststellung von Jahresabschlüssen, Gewinnverwendung sowie Entlastung der Geschäftsführung, welche nun innerhalb der ersten 12 Monaten des Geschäftsjahres erfolgen können. Das Gesetz sieht ferner auch eine Erleichterung für Geschäftsführungsorgane vor, sodass eine viermonatige Überschreitung der Frist zur Aufstellung und Vorlage von Jahresabschlüssen zulässig ist, wenn der Geschäftsführung aufgrund der COVID-19-Krise nicht möglich ist, den Jahresabschluss innerhalb der ersten 5 Monaten des Geschäftsjahres aufzustellen und den Gesellschaftern und dem Aufsichtsrat vorzulegen. Weiters hält das COVID-19-GesG fest, dass eine Nichtabhaltung von Aufsichtsratssitzungen bis 30.4.2020 keine Verletzung der zwingenden Ordnungsvorschriften des AktG und GmbHG darstellt. Schließlich wurde auch die Frist zur Einreichung von Jahresabschlüssen beim Firmenbuch auf 12 Monate ab dem Bilanzstichtag verlängert.

Das gesellschaftsrechtliche COVID-19-Gesetz wird mit Ablauf des 31.12.2020 außer Kraft treten.

Regelungen der gesellschaftsrechtlichen COVID-19-Verordnung des BM für Justiz vom 8.4.2020 über die Abhaltung von virtuellen Versammlungen:

Durch die gesellschaftsrechtliche COVID-19-Verordnung wurden nähere Regelungen definiert, welche die erforderliche Qualität der Willensbildung von Gesellschaftsorganen gewährleisten sollen. Zweck der COVID-19-GesV ist vor allem das Vermeiden eines physischen Zusammentreffens von Teilnehmern. Sie bezieht sich auf alle in § 1 des COVID-19-GesG erwähnten Rechtsformen und erfasst nicht nur gesetzlich geregelte Organversammlungen, sondern auch solche, die etwa in Gesellschaftsverträgen oder Geschäftsordnungen vorgesehen sind. Etwaige bereits vorhandene Regelungen in Satzungen oder Gesellschaftsverträgen über virtuelle Versammlungen oder andere Möglichkeiten der Beschlussfassung (zB im Umlaufwege) bleiben von der COVID-19-GesV unberührt.

Unter einer virtuellen Versammlung im Sinne der COVID-19-GesV ist eine Art der Videokonferenz zu verstehen, bei der sich alle Teilnehmer zu Wort melden und ihre Stimme abgeben können. Sollten manche Teilnehmer einer virtuellen Versammlung nicht über die Voraussetzungen für eine solche Bild- und Tonverbindung verfügen oder diese technischen Mittel nicht verwenden können oder wollen, reicht für diese Personen auch eine rein akustische Verbindung aus. Jedoch darf es sich dabei um maximal die Hälfte der Teilnehmer handeln. Auch bloß akustisch Zugeschaltene sind laut dem Erlass des BM für Justiz bei der Feststellung eines allfälligen Präsenzquorums mitzuzählen.

Die zur Einberufung der Versammlung berufenen Organe (zB die Geschäftsführung einer GmbH) entscheiden darüber, ob und in welcher Form eine virtuelle Versammlung stattzufinden hat. Sie haben in der Einberufung zur virtuellen Versammlung mitzuteilen, welche organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Teilnahme bestehen.

Weiters sieht die COVID-19-GesV vor, dass die Gesellschaft nur für ihre eigene technische Sphäre verantwortlich ist. Dies bezieht sich vor allem auf mögliche Schadenersatzansprüche einzelner Versammlungsteilnehmer sowie auf das Zustandekommen von Beschlüssen im Falle von technischen Kommunikationsstörungen im Zuge einer virtuellen Versammlung.

Im Hinblick auf Hauptversammlungen von AG oder Beschlussfassungen bei GmbH, bei welcher eine notarielle Beurkundung notwendig ist, wird durch die neue Regelung des § 90a Notariatsordnung die erforderliche Mitwirkung eines Notares unter Nutzung einer elektronischen Kommunikationsmöglichkeit ermöglicht.

Besondere Regelungen der COVID-19-GesV für Hauptversammlungen von Aktiengesellschaften:

Für die Abhaltung von Hauptversammlungen von Aktiengesellschaften normiert § 3 COVID-19-GesV besondere (erleichterte) Vorschriften. Dies vor dem Hintergrund, dass solche Hauptversammlungen üblicherweise eine größere Teilnehmeranzahl haben. Demnach ist es ausreichend, dass Aktionäre die Hauptversammlung optisch und (oder nur) akustisch mitverfolgen, auch wenn sie sich zu Wort nicht melden oder abstimmen können. Ihre Rechte sollten Aktionäre in diesem Fall durch eine schriftliche Übermittlung ihrer Anträge oder Fragen (zB per E-Mail) während der Versammlung wahrnehmen können. Abstimmungen könnten laut dem Erlass des BM für Justiz durch Anwendung einer Abstimmungssoftware durchgeführt werden. Bei AG ist die Abhaltung einer virtuellen Versammlung in der Einberufung nur anzukündigen. Die genaueren Informationen müssen ab dem 21. Tag vor der Versammlung tatsächlich erteilt werden.

Weiters sieht die Verordnung vor, dass Hauptversammlungen auch ohne entsprechende Satzungsregelungen im Wege einer (bei börsennotierten AG öffentlichen) Übertragung abgehalten werden können bzw. auch eine Abstimmung per Brief zulässig ist. Für börsennotierte AG oder AG mit mehr als 50 Aktionären sieht die COVID-19-GesV eine Möglichkeit der Übertragung von Hauptversammlungen vor, bei welcher die Aktionäre ihre Rechte durch besondere Stimmrechtsvertreter ausüben können.

Die COVID-19-GesV tritt rückwirkend mit 22.3.2020 in Kraft, sodass unter Umständen zu einer „Legalisierung“ vor deren Kundmachung abgehaltener virtueller Versammlungen kommen kann.

Die Änderungen durch das gesellschaftsrechtliche COVID-19-Gesetz und die COVID-19-GesV werden daher jedenfalls die Entscheidungsfindung in österreichischen Gesellschaften in kommenden Monaten wesentlich erleichtern!

Für Beratung in allen gesellschaftsrechtlichen Angelegenheiten steht Ihnen unser Team jederzeit gerne zur Verfügung!

Maximilian Zirm | Partner – m.zirm@gibelzirm.com
Milka Milicic | Rechtsanwaltsanwärterin – m.milicic@gibelzirm.com